Masalah Bisnis dan Pencegahannya

Sebelumnya saya beritahukan kalau saya bukan pengusaha hebat dan sebangsanya. Meski demikian, saya sering melihat orang-orang dekat saya yang berusaha dan mengalami masalah (meski yang sukses juga ada).

Masalahnya tak jauh dari uang. Solusinya agar uang anda tidak hilang saat berbisnis, anda harus terjun langsung. Jika anda memodali dengan uang, pegang dan kontrol uang anda.

Kerjasama dengan Rekan yang Culas

Salah seorang ipar saya bekerjasama dengan temannya di bidang arsitek dan kontraktor. Meski temannya ini sangat akrab dan juga teman saya waktu di asrama saat kuliah, toh tega juga dia menipu temannya. Padahal kami biasa berdiskusi masalah agama dan kelihatannya orangnya alim sekali.

Kecurangannya adalah uang yang harusnya masuk ke kas perusahaan seperti jasa arsitek, masuk ke kantongnya sendiri untuk kepentingan pribadi. Tidak dicatat.

Dia pikir karena dia yang menggambar sendiri sebagai arsitek, maka dia berhak 100% atas uang tersebut. Dia tidak memikirkan gedung kantor, listrik, telpon, dan jasa-jasa temannya yang memungkinkan dia mendapat kontrak dan bayaran tersebut.

Pencegahannya adalah seharusnya setiap kontrak harus diketahui Direksi lainnya. Penggunaan resepsionis untuk menerima telpon masuk sangat bermanfaat untuk hal itu. Kontrak harus tercatat, begitu pula dengan perkembangan dan pembayarannya.

Setiap pembelian, harus ada bukti tanda terima barang dan faktur tagihan/invoice. Harus ada sistem Pembukuan yang baik. Sebaiknya pakai Sistem Pembukuan Komputer.

Jika anda memang sebagai pemodal, ada baiknya keuangan anda pegang langsung agar uang anda tidak hilang.

Uang Dibawa Kabur Karyawan/Rekanan

Ada lagi teman yang mengeluh karena uangnya sebesar Rp 250 juta kabur di bawa rekan kerjanya. Mitranya juga mengalami hal serupa. Kehilangan uang sebesar Rp 250 juta. Total Rp 500 juta hilang oleh orang yang sama.

Bisnisnya adalah Biro Haji dan Umrah. Untuk pemesanan tiket, uang diserahkan begitu saja kepada si A. Ternyata lambat laun akhirnya timbul masalah sehingga akhirnya uang Rp 500 juta hilang begitu saja dengan alasan refund tidak terambil.

Seharusnya untuk pembayaran tiket dibayar langsung atau ditransfer langsung ke rekening perusahaan penjual tiket. Dengan bukti pembayaran atau bukti transfer, perusahaan sewaktu-waktu bisa mengklaim uang yang telah mereka bayarkan jika tiket tidak didapat. Jika diberikan kepada karyawan atau rekan kerja, maka saat orang itu tidak jujur/khilaf, hilanglah uang itu.

Begitu pula dengan pembayaran uang jema'ah dari sponsor. Harusnya para jema'ah mentransfer langsung uang pembayaran umrah/haji ke rekening Biro Haji/Umrah tersebut. Jangan sampai para sponsor membawa uang jema'ah sebab itu sering terjadi.

Barang Dagangan Tidak Dibayar

Ada lagi teman yang berdagang akhirnya bangkrut. Dia menitipkan barang dagangannya kepada temannya yang punya toko untuk dijual. Namun meski barangnya habis, dia tidak menerima uang hasil penjualan. Meski ditagih berkali-kali, orang tersebut tidak mau bayar. Bahkan pasang badan. "Diapain saja saya terserah deh soalnya saya tidak punya uang", begitu katanya.

Ada lagi kakak menitipkan barang dagangan ke tetangga senilai Rp 2 juta (tahun 2008 senilai 1,5 dinar). Ternyata meski barang dagangannya sudah tidak ada, uang penjualan dagangan juga tidak diterima. Alasannya ditipu oleh temannya.

Untuk mencegah itu, mau tidak mau anda harus meminta DP atau deposit senilai harga beli anda. Jika tidak, maka anda bisa merugi.

Pegang Uang Anda!

Ada seorang Cina langganan tempat saya membeli Herbal. Usianya paling 30-an tahun. Namun dia cukup cekatan mengelola tokonya di Blok M Square. Selain terjun langsung ke toko, dia juga memegang uangnya.

Meski pembeli menerima barang dari karyawannya dan memberikan uang ke karyawannya, namun para karyawannya langsung menyetor uang tersebut ke pemilik toko itu. Apalagi karena ukuran tokonya kurang dari 2x3 meter, jadi semuanya terpantau oleh mata.

Jika anda tidak terjun langsung dan memegang uang langsung, bisa jadi karyawan anda akan mengentit uang anda. Barang berkurang, namun uang masuk tidak bertambah.

Jika anda memiliki jaringan toko yang banyak di berbagai kota, tentu anda tidak bisa memonitor langsung. Caranya adalah anda harus memiliki sistem komputer Point of Sales (POS) yang online dengan komputer anda. Dengan itu, semua inventory dan penjualan barang tercatat.

Misalkan produk X ada 5. Jika saat stock opname (pemeriksaan fisik) ternyata tinggal 2, tentu harus ada 3 yang terjual. Jika tercantum dalam data transaksi penjualan dan di data penerimaan uang tercatat uang dari hasil transaksi di atas, itu tidak masalah. Namun jika tidak tercatat dalam data penjualan dan penerimaan uang pun tidak ada, maka karyawan toko tersebut harus bertanggung-jawab dan dipotong gajinya untuk mengganti barang yang hilang.

Stock Opname ke cabang harus dilakukan secara rutin antara 1 hingga 6 bulan sekali sesuai kebutuhan anda agar jika ada penyimpangan, bisa dideteksi secepat mungkin.

Terlalu Optimis dan Tak Ada Perhitungan Matang

Dalam berbisnis, harus ada perhitungan yang matang agar tidak rugi.

Sebagai contoh ada seorang teman yang terlampau optimis. Pada tahun 2010 dengan enak dia menghitung harga telur di Blitar Rp 10 ribu/kg, sedang harga telur di Jakarta Rp 11 ribu/kg. Jadi jika beli 6 ton, didapat untung Rp 6 juta sekali jalan. Meski dipotong dengan sewa kendaraan misalnya Rp 1 juta, tetap untung Rp 5 juta.

Tapi dia lupa memperhitungkan bahwa agar dapat untung sebesar itu, telurnya harus 100% terjual, telur tak boleh pecah/cacat, dan pembeli membayar 100%. Itu pun harus dikurangi dengan biaya distribusi ke para pembelinya termasuk ongkos angkut barang.

Jika terjual 90% saja, artinya ada 600 kg telur tak terjual senilai Rp 6 juta. Itu sudah cukup untuk menghanguskan keuntungannya.

Memang selalu ada jalan dan tetap optimis. Namun harus ada perhitungan yang akurat agar bisa bertahan.

Walhasil meski sudah survey ke Blitar, akhirnya gagal total karena perhitungannya tidak matang.

Jadi saat memulai bisnis, harus ada perhitungan yang matang mengenai:

- Jumlah penjualan dan pendapatan

- Biaya operasional

- Estimasi keuntungan

- Berapa lama bisa BEP (Break Even Point) atau mencapai titik impas

Lakukan studi banding dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang yang sama.

Ibarat orang yang mau belajar berenang, mulailah dengan kolam yang cetek agar anda tidak tenggelam. Setelah itu baru bertahap ke tempat yang lebih dalam.

Dalam berusaha juga begitu. Coba dulu kecil-kecilan. Jadi jika rugi, tidak menghancurkan anda.

Jangan Terlalu Mudah Percaya dan Tetap Berhati-hati

Kita memang tidak boleh su'u zhon atau bersangka buruk. Meski demikian, dalam berbisnis kita juga tidak boleh terlalu mudah percaya dan tetap harus berhati-hati.

Ayah saya seorang yang baik. Dia tertipu jutaan rupiah (saat itu nilainya mungkin beberapa Dinar) dari tetangganya yang mengaku sebagai lulusan Al Azhar dan fasih melantunkan ayat-ayat suci Al Qur'an!

Jadi terhadap siapa pun meski tampilannya alim entah itu teman kuliah atau tetangga kita, tetap kita harus hati-hati.

Direksi yang Boros dan Tidak Amanah

Ada lagi Direktur-direktur yang boros dan tidak amanah. Mereka foya-foya dengan uang perusahaan yang tidak diawasi langsung oleh pemodalnya (investor). Saat perusahaan asing yang MultiNational saja pakai Kijang untuk mengangkut direkturnya, Direktur-direktur tersebut dibelikan mobil Mercy satu per satu dengan uang perusahaan.

Gaji Direktur pun harus diteliti apakah terlalu besar sehingga membebani perusahaan. Pernah saya lihat gaji 3 Direktur melebihi seluruh gaji 40 karyawan lainnya termasuk para manager.

Meski presentasi mereka bagus dan kelihatan menguntungkan dengan Financial Engineering, namun akhirnya perusahaan rugi dan bangkrut...

Sebaiknya pemilik Modal turun langsung entah sebagai Dirut atau Komisaris Utama untuk mengawasi agar uangnya tidak menguap.

Kelihatannya terlalu su'u zhon dan pesimis ya?

Di atas adalah pengalaman-pengalaman nyata yang saya temukan. Semoga jadi pelajaran berharga. Tetap optimis dan husnu zhon meski hati-hati dan standard operationg procedure (SOP) tetap dijaga.

http://agusnizami.wordpress.com/2011/09/23/masalah-bisnis-dan-pencegahannya/